Almarae Business Travel, agencia de viajes con más de 20 años de trayectoria especializada en empresas, presenta en Audiovisual451 sus productos y servicios específicos para productoras de cine, televisión y publicidad de la mano de su directora, Almudena Fernández de Soto.
Con sede en Madrid, Almarae recuerda con cariño su primer gran reto, “fue ‘Imperium’, serie de Bambú Producciones y Antena 3, organizamos el viaje de todo el equipo a Roma, eran unas 70 personas. A partir de ahí hemos participado en múltiples series, largometrajes y spots y hemos acumulado un gran conocimiento del sector audiovisual” añade Almudena.
Producciones como ‘La caza. Tramuntana’, serie de DLO que emitirá próximamente Televisión Española, ‘El verano que vivimos’, nueva incursión de Bambú Producciones en el largometraje, o ‘Malinche’ y ‘El Cover’ de Nadie es Perfecto, han confiado en los servicios de Almarae, que ha participado ya en más de 40 títulos. “Tenemos capacidad para adaptarnos a los cambios del plan de rodaje y podemos dar solución a cada imprevisto, creo que la palabra “facilitadoras” nos define bien” añade Almudena.
Atención continua y a tiempo
Almarae Business Travel basa su filosofía en un trato cercano, rápido y continuo, “tenemos un teléfono de atención de emergencias 24 horas gratuito, sabemos que en una producción prácticamente no se duerme, que hay cambios de última hora, en domingo o en día festivo, también desde cualquier parte del mundo porque organizamos viajes a cualquier localización nacional e internacional, además este teléfono de emergencias es atendido por las mismas personas del horario regular”, por eso el equipo, encabezado por Almudena Fernández de Soto, Macarena Bueno, Raquel Oeo y Eva Peñuelas trabaja en total coordinación.
La agencia sigue una política de priorización que le permite atender siempre a tiempo todas las peticiones. Almarae, adaptada plenamente al teletrabajo desde 2011, se comunica con sus clientes por correo electrónico, “es lo mejor para tener la información más precisa de cada cliente, esto va en beneficio de las dos partes, ten en cuenta que manejamos muchas fechas, horarios, lugares de destino, datos personales, y es muy importante trabajar con la máxima certidumbre” detalla Almudena.
Como muestra del seguimiento que Almarae realiza de cada presupuesto, la agencia envía un recordatorio cuando la reserva de un billete está a punto de caducar, “así, podremos comprar el billete con la mínima variación de precio posible o con ninguna, sabemos que todo ahorro es muy positivo en una producción audiovisual.”
Productos específicos para productoras
Almarae Business Travel ofrece tarifas aéreas especiales para rodajes, “conocemos todas las fases, por ejemplo, sabemos que durante la preproducción viaja un equipo pequeño para localizar y después se van incorporando más miembros del equipo, sabemos también que algunos se quedan en la localización de rodaje todo el tiempo, pero otros van y vienen, y por eso trabajamos con tarifas especiales” comenta Almudena.
Igualmente, la agencia cuenta con tarifas especiales en la reserva de hoteles y en su catálogo figura también el alquiler de vehículos para producción, como son turismos al uso, furgonetas de carga y para personas, camiones y carrozados. “Sabemos que no es muy frecuente que una agencia de viajes preste también el servicio de reserva de camiones, además, ofrecemos la gran ventaja del bono full credit, a través de este producto Almarae se hace responsable del alquiler, de manera que cuando el conductor llega para recoger su vehículo, no tiene que aportar ninguna tarjeta de crédito ni ningún depósito. El conductor llega y recoge el vehículo, sin más. Además, no se realizará ningún cargo por conductores adicionales” detalla la directora.
La agencia también gestiona la reserva de habitaciones de hotel para rodar en ellas y puede ocuparse de los cargos extraordinarios que se generan en la habitación de un hotel, “así, un actor, por ejemplo, no tiene que presentar su tarjeta de crédito en recepción, el hotel nos lo cargará a nosotros y Almarae lo añadirá a la factura de la productora con el detalle.”
Al detalle y con total confidencialidad
Otra de las ventajas de Almarae es que se ocupa de facturar cada gasto de cada viaje, “la administración de la productora no tendrá que contactar con cada proveedor para solicitar facturas, nosotros le proporcionaremos una única factura con el detalle de cada concepto, imagínate el ahorro de tiempo que supone para la productora, piensa que cada billete de avión, cada alquiler de coche, cada noche de hotel se contrata con una empresa distinta” comenta la directora de Almarae.
La agencia también puede gestionar visados a cualquier parte del mundo y emitir las tarjetas de embarque, “estamos al tanto de la documentación y los trámites necesarios para entrar en cada país, también de las vacunas, incluso ahora con la Covid-19 estamos siguiendo muy de cerca todos los cambios para asegurar los viajes y las condiciones, como sabes, algunos países están demandando una prueba previa al viaje o una a la llegada, cuarentenas… La pandemia también influye en la cancelación de vuelos, por ejemplo, nosotras sabemos perfectamente cuándo se puede recuperar el dinero de un vuelo y cómo.” Por supuesto, el equipo puede atender en inglés.
Y, como no podía ser de otra manera, todo con la máxima discreción y confidencialidad, “sabemos que es algo muy importante para las producciones audiovisuales y somos muy estrictas con la confidencialidad, de hecho, no sólo firmamos el contrato que proponemos nosotras, también firmamos el que nos presente la productora.”
“En definitiva, nos sentimos parte del puzle que es un rodaje, somos plenamente conscientes de que un rodaje está compuesto por muchas piezas y Almarae Business Travel es una de ellas” concluye Almudena Fernández de Soto.
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